Sehr geehrte Damen und Herren,
das Deutsch-Polnische Jugendwerk (DPJW) handelt in Übereinstimmung mit den Vorschriften der „Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung)“ (DSGVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt.
Ab dem 25. Mai 2018 werden die neuen Dokumente auf der Internetseite des DPJW unter „Dokumente zum Herunterladen“ zur Verfügung stehen: http://www.dpjw.org/dokumente-zum-downloaden/
Neue Regeln zur Bestätigung der Teilnahme an deutsch-polnischen Projekten:
- Die Projektorganisatorinnen und -organisatoren füllen unter Angabe der allgemeinen Projektdaten (Name der Organisatorinnen und Organisatoren, Zeitraum, Ort und DPJW-Antragsnummer) den ersten Teil des Formulars „Teilnahmebestätigung“ aus und kopieren anschließend das Formular für alle Teilnehmenden. Der zweite Teil des Formulars wird von allen Teilnehmenden eigenhändig ausgefüllt und unterschrieben. Falls Teilnehmende das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, wird die individuelle „Teilnahmebestätigung“ von den Eltern oder Sorgeberechtigten ausgefüllt und unterschrieben. Die ausgefüllten Formulare verbleiben bei den Projektorganisatorinnen und -organisatoren (in der Regel beim Gastgeber). Zu Prüfzwecken können die individuellen „Teilnahmebestätigungen“ vom DPJW oder der zuständigen Zentralstelle bei den Projektorganisatorinnen und -organisatoren angefordert werden.
- Auf Grundlage der eingesammelten individuellen „Teilnahmebestätigungen“ fertigen die Projektorganisatorinnen und -organisatoren die „Sammelliste der Projektteilnehmenden“ an, die von den Leitungen beider Gruppen unterschrieben wird. Die Sammelliste der Projektteilnehmenden wird mit dem Verwendungsnachweis beim DPJW oder bei der zuständigen Zentralstelle eingereicht. Die „Sammelliste der Projektteilnehmenden“ dient der einfacheren Abrechnung. Die in ihr enthaltenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung der Abrechnungsunterlagen und zur endgültigen Bemessung der Förderhöhe sowie für eine eventuelle Prüfung verwendet.
Die Abrechnungsunterlagen samt der individuellen „Teilnahmebestätigungen“ müssen durch die Projektorganisatorinnen und -organisatoren 5 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist entspricht dem in den DPJW-Richtlinien formulierten Prüfungsrecht. Bitte beachten Sie ebenfalls, dass das Fehlen der ausgefüllten „Teilnahmebestätigung“ zum Ausschluss des jeweiligen Teilnehmenden von der Förderung durch das DPJW führt, und dass das Angeben falscher Informationen strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Mit dem vollständigen Inhalt der Datenschutzerklärung des DPJW können Sie sich auf der Unterseite „Datenschutz“ auf der Internetseite des DPJW vertraut machen.
In beiden DPJW-Büros wurde eine Datenschutzbeauftragte benannt, der über die E-Mailadresse datenschutz@dpjw.org kontaktiert werden kann.
Wir hoffen auf Ihr Verständnis und bitten, sich bei der Durchführung Ihrer Austauschprojekte nach dem 25. Mai 2018 an die oben genannten Änderungen zu halten.
